Compliance a oznamovací kanál

Úvod

BIO OIL GROUP sa hlási k integrite, transparentnosti a dodržiavaniu právnych predpisov vo všetkých oblastiach podnikania. Aby bolo možné dôverne oznamovať porušenia, nezrovnalosti a obavy, prevádzkuje BIO OIL GROUP anonymný oznamovací kanál v súlade so smernicou EÚ o ochrane oznamovateľov (2019/1937), nemeckým zákonom o ochrane oznamovateľov (HinSchG) a rakúskym zákonom o ochrane oznamovateľov (HSchG). Oznamovatelia požívajú rozsiahlu ochranu pred odvetnými opatreniami.

Kto môže oznamovať a čo možno oznamovať

Kanál je otvorený všetkým súčasným aj bývalým zamestnancom, uchádzačom o zamestnanie, dodávateľom, zákazníkom, obchodným partnerom a iným tretím stranám, ktoré získali relevantné informácie v rámci svojej profesijnej činnosti. Oznámenia sa môžu týkať najmä:

Diskriminácie, obťažovania alebo šikany na pracovisku
Korupcie, úplatkárstva, konfliktu záujmov alebo prania špinavých peňazí
Porušení pravidiel bezpečnosti práce, zdravia alebo ochrany životného prostredia
Porušení ochrany osobných údajov, IT bezpečnosti alebo dôvernosti
Účtovných podvodov, sprenevery alebo iných finančných nezrovnalostí
Porušení povinností v rámci dodávateľského reťazca, ľudských práv alebo udržateľnosti
Ďalších závažných porušení zákonov, predpisov alebo nášho Kódexu správania

Ochrana oznamovateľa

BIO OIL GROUP zaručuje všetkým oznamovateľom konajúcim v dobrej viere rozsiahlu ochranu. Konkrétne to znamená:

Prísnu dôvernosť každého prijatého oznámenia
Zákaz akýchkoľvek odvetných opatrení (výpoveď, preloženie, šikana, prekážky v kariére atď.)
Nezávislé spracovanie vyhradenou compliance funkciou
Obrátenie dôkazného bremena v prípade podozrenia z odvety: spoločnosť musí preukázať, že prípadné znevýhodnenie nesúvisí s oznámením
Zneužívajúce oznámenia sa preskúmajú, ale nebudú použité proti oznamovateľovi, ak sám oznamovateľ nekoná protiprávne

Anonymita tohto kanála

Tento kanál je technicky navrhnutý tak, aby bolo možné podať oznámenie úplne anonymne. Zabezpečujeme:

Žiadne ukladanie vašej IP adresy ani iných spojovacích údajov
Žiadne cookies ani sledovanie odtlačkov prehliadača na tejto stránke
Žiadne ukladanie oznámenia do databázy – vaša správa je odovzdávaná výhradne šifrovaným e-mailom našej compliance funkcii
Žiadnu automatizovanú analýzu obsahu tretími stranami (AI spamové filtre a pod.)
Môžete dobrovoľne uviesť kontaktný e-mail, ak si želáte doplňujúce otázky alebo spätnú väzbu – inak zostáva vaše oznámenie úplne anonymné
Upozornenie: ak neuvediete kontaktnú možnosť, nie je technicky možné vám zaslať potvrdenie ani spätnú väzbu

Postup po prijatí oznámenia

Prichádzajúce oznámenia spracúva výhradne malá vyškolená skupina osôb v rámci compliance funkcie. Postup zodpovedá zákonným požiadavkám:

Ak ste uviedli kontakt: potvrdenie prijatia do siedmich dní
Posúdenie podstaty a pravdepodobnosti oznámenia
V prípade potreby dôverné doplňujúce otázky prostredníctvom vami uvedeného kanála
Začatie vhodných následných opatrení (interné šetrenie, nápravné opatrenia, postúpenie externým orgánom)
Spätná väzba o výsledku do troch mesiacov, ak bola uvedená možnosť kontaktu
Dokumentácia prípadu v súlade so zákonnými lehotami uchovávania pri zachovaní dôvernosti

Externé oznamovacie orgány

Máte vždy právo oznamovať porušenia aj priamo externým oznamovacím orgánom, napríklad Spolkovému úradu pre spravodlivosť (Nemecko), Spolkovému úradu pre prevenciu a boj proti korupcii (Rakúsko) alebo príslušným úradom jednotlivých členských štátov EÚ. Predchádzajúce interné oznámenie nie je povinné; odporúčame ho však pre rýchlu nápravu.

Podať oznámenie

Opíšte prosím situáciu čo najkonkrétnejšie. Uveďte dátumy, zúčastnené osoby (ak sú známe), lokality a dôkazy, ak ich máte k dispozícii. Čím presnejšie oznámenie, tým lepšie môžeme reagovať.

Otázky k tomuto kanálu alebo postupu smerujte na našu compliance funkciu: compliance@bio-oil.biz